Zonder een naadloos voorraadbeheer loopt er niets in e-commerce. Maar het dynamisch beheren van voorraadaantallen, het coördineren van meerdere verkoopkanalen en magazijnlocaties, en het efficiënt afhandelen van retouren vormen grote uitdagingen voor veel handelaren.
Wat als je deze obstakels kunt omzetten in echte concurrentievoordelen – met het juiste platform en de juiste tools? In deze blogpost duiken we in de complexiteit van modern voorraadbeheer en laten we zien hoe de functies van Shopware, samen met oplossingen van onze partner Planet, je voorraadprocessen toekomstbestendig maken.
Inhoud
Uitdagingen en valkuilen bij voorraadbeheer
Bij het opschalen van een e-commercebedrijf komt elke handelaar voor een cruciale vraag te staan: Hoe zorg je ervoor dat je voorraad volledig gesynchroniseerd is – over al je bestaande en toekomstige verkoopkanalen, magazijnlocaties en fulfilmentoplossingen heen? En hoe kun je dat proces volledig automatiseren, zodat je geen handmatige correcties hoeft uit te voeren, fouten vermijdt, voorraadniveaus betrouwbaar blijven en je klanten tevreden zijn?
Let op deze veelvoorkomende valkuilen bij het opzetten van een efficiënt voorraadbeheer:
Multichannel verkoop Producten aanbieden via meerdere online kanalen – zoals marktplaatsen als Amazon of eBay – vergroot het risico op foutieve voorraadinformatie. Dit kan leiden tot oververkoop en geannuleerde bestellingen, wat je klanttevredenheid schaadt.
Meerdere magazijnlocaties Het beheren van verschillende magazijnen maakt het voorraadbeheer complexer. Producten efficiënt versturen vanuit de juiste locatie vereist realtime voorraadgegevens – een cruciale factor bij het coördineren van meerdere opslagpunten.
Fysieke winkels (POS) Verkoop je ook via fysieke winkels? Dan is een nauwkeurige analyse van de voorraad ter plaatse essentieel. Alleen zo kun je op tijd bijbestellen en teleurstelling voorkomen bij klanten die speciaal naar de winkel zijn gekomen.
Gebruik van meerdere systemen Je e-commercelandschap bestaat vaak uit meer dan alleen je webwinkel: denk aan ERP-systemen en marketingtools. Een kortingsactie starten zonder inzicht in je actuele voorraad? Dat kan desastreus uitpakken.
En stel je nu eens voor dat je al deze aspecten tegelijkertijd moet beheren – precies dat is de realiteit voor veel groeiende e-commercebedrijven.
Uit meerdere onderzoeken blijkt dat veel retailers aanzienlijke uitdagingen ondervinden op het gebied van voorraadbeheer:
Out-of-stocks zorgen voor misgelopen omzet en ontevreden klanten. Overvoorraad legt beslag op kapitaal, brengt extra opslagkosten met zich mee en leidt vaak tot afschrijvingen. De financiële impact is enorm:
Volgens Businesswire lopen retailers jaarlijks wereldwijd zo’n 634,1 miljard dollar aan omzet mis door out-of-stocks¹.
Onderzoek van Procurement Tactics toont aan dat ongeveer 34% van de retailers te maken heeft gehad met vertraagde leveringen, doordat producten onterecht als op voorraad stonden².
Inefficiënte magazijnprocessen en gebrekkige automatisering jagen de kosten op en verslechteren je leverperformance.
In de retail ligt de gemiddelde voorraadnauwkeurigheid slechts tussen de 63% en 65%³.
Nog een schokkend cijfer: onvoldoende interne processen en inconsistente data zorgen jaarlijks samen voor verliezen ter waarde van honderden miljarden dollars, waarvan alleen al niet-geïntegreerde systemen goed zijn voor zo’n 223 miljard dollar⁴.
Zo krijg je grip op je voorraadbeheer
Goed nieuws: efficiënt voorraadbeheer is geen hogere wiskunde – zolang je je e-commercebedrijf bouwt op systemen en tools die je magazijnprocessen automatiseren en stroomlijnen.
Maar welke functies zijn echt essentieel als het om voorraadbeheer gaat? En welke criteria moet je prioriteit geven bij het kiezen van de juiste oplossing? Hier volgt een kort overzicht:
Gesynchroniseerde verkoopkanalen: Voor een soepel voorraadbeheer is het cruciaal om al je verkoopkanalen centraal aan te sturen via je e-commerceplatform. Een automatische, realtime synchronisatie van voorraadniveaus helpt oververkoop en out-of-stock situaties te voorkomen.
Multi-inventory mogelijkheid: Je platform moet probleemloos meerdere magazijnlocaties kunnen beheren. Maar alleen magazijnen aanmaken is niet genoeg: voortdurende voorraadafstemming en het kunnen configureren van pickprioriteiten zijn onmisbaar om nauwkeurigheid en efficiëntie te waarborgen.
Retourbeheer: Met gemiddelde retourpercentages van 16–18%⁵ in de e-commerce moet je shopsysteem zorgen voor een snelle en eenvoudige retourverwerking. Extra tools zoals order routing en realtime tracking verbeteren bovendien het retourproces én de klantervaring.
Gegevensuitwisseling met externe systemen: Zorg ervoor dat je shopsysteem robuuste integraties biedt met andere platformen, zoals warehouse management systemen (WMS) of ERP-oplossingen. Alleen zo houd je één consistent en actueel overzicht van je volledige voorraad.
Shopware biedt voorraadbeheer met automatisering out-of-the-box
Shopware levert een krachtige totaaloplossing voor het beheren van je voorraad, verkoopkanalen en magazijnlocaties.
Met de Multi-Inventory-functie (beschikbaar in Shopware Beyond) beheer je meerdere magazijnen centraal vanuit één platform. Je kunt eenvoudig verschillende magazijnen en magazijngroepen aanmaken, de voorraad per locatie accuraat bijhouden en ervoor zorgen dat voorraadniveaus automatisch worden bijgewerkt bij elke bestelling. Dankzij de Rule Builder van Shopware stel je beschikbaarheidsregels en prioriteiten in, zodat producten vanuit alle beschikbare magazijnen kunnen worden aangeboden – zonder risico op overlap of fouten.
Daarbovenop komt de Returns Management feature (beschikbaar vanaf Shopware Rise), waarmee je retourzendingen direct in de order kunt verwerken. Je kunt het aantal geretourneerde artikelen registreren, optionele opmerkingen toevoegen en de retourstatus handmatig aanpassen naar de juiste fase. Een uitgebreide retourgeschiedenis maakt het bovendien makkelijker om trends te analyseren en het proces te optimaliseren.
Een indrukwekkend voorbeeld van effectief voorraadbeheer over meerdere locaties heen is het bedrijf Beijer Ref. Deze groothandel opereert met 35 Shopware-instanties in 28 landen en beheert een productcatalogus van 200.000 artikelen centraal via Shopware. Wat opvalt: Beijer Ref synchroniseert zijn voorraad over 500 vestigingen en meerdere ERP-systemen – een duidelijk bewijs van de kracht en schaalbaarheid van het platform.
Met deze robuuste functies biedt Shopware een toekomstbestendig fundament voor voorraadbeheer. Dankzij de API-first benadering zijn naadloze integraties met gespecialiseerde oplossingen eenvoudig te realiseren. Voor technische ondersteuning kun je bovendien rekenen op het Shopware Partner Netwerk, dat meer dan 1.200 gecertificeerde experts omvat.
Wil je nog verder gaan in het vereenvoudigen van je voorraadprocessen? Gebruik dan het Order Management System (OMS) van onze partner Planet. Deze oplossing integreert als app in je Shopware 6 store en breidt de standaardfunctionaliteit uit met geavanceerde features zoals Click & Collect, POS-fulfilment, Endless Aisle en Queue Busting.
Intuïtief orderbeheer met Planet OMS
Effectief voorraadbeheer draait om meer dan alleen het bijhouden van voorraadniveaus – het vereist een flexibele en intelligente aanpak van orderverwerking en fulfilment.
Met Planet OMS krijgen retailers toegang tot geavanceerde tools die dagelijkse processen vereenvoudigen, operationele wrijving verminderen en zorgen voor een consistente klantervaring.
Slimmere orderverwerking
Planet OMS stelt retailers in staat om voorraad over meerdere locaties te coördineren, zodat producten vanuit de meest geschikte locatie worden verzonden. Realtime Available to Promise (ATP)-berekeningen geven een nauwkeurig beeld van de beschikbare voorraad en helpen oververkoop en vertraagde leveringen te voorkomen.
Je kunt fulfilmentstrategieën definiëren op basis van regio, verkoopkanaal of zelfs tijdstip van de dag – afgestemd op klantverwachtingen en logistieke vereisten.
Met een ingebouwde orchestration simulator kunnen teams verschillende scenario’s testen vóórdat ze aanpassingen doorvoeren. Dit vermindert risico’s en houdt de operatie soepel draaiende.
Om controle te houden over Ship-from-Store-processen, kunnen winkels een maximum aantal orders per dag instellen. Zo voorkom je knelpunten en voorkom je dat teams overbelast raken.
Fulfilment zonder frictie
Planet OMS beheert de volledige ordercyclus – van aankoop tot levering – en informeert klanten bij elke stap. Geïntegreerde meldingen en trackingtools verminderen onzekerheid en zorgen voor meer transparantie.
Voor winkelmedewerkers is er een speciale fulfilment-app – beschikbaar voor Android en via webbrowser – die hen begeleidt bij het verzamelen, verpakken en verzenden van bestellingen.
Ook het klantenserviceteam profiteert: zij kunnen bestellingen aanpassen, bezorgadressen wijzigen en klantvragen snel en efficiënt afhandelen – voor een betrouwbare aftersaleservaring.
Ondersteuning van winkelpersoneel
Planet OMS verbetert de winkelervaring met praktische tools zoals Endless Aisle en Queue Busting.
Met Endless Aisle kunnen medewerkers producten aanbieden die niet fysiek in de winkel op voorraad zijn. Klanten krijgen zo toegang tot het volledige assortiment, inclusief bezorging aan huis, afhaling in een andere vestiging of ophalen bij een afhaalpunt.
Queue Busting maakt mobiele checkouts overal op de winkelvloer mogelijk – dat verkort wachttijden en zorgt voor een betere klantflow.
Conclusie: Slim voorraadbeheer voorkomt fouten, verhoogt nauwkeurigheid en maakt klanten blij
Effectief voorraadbeheer is een van de pijlers van elk succesvol e-commercebedrijf – en toch blijft het voor veel retailers het spreekwoordelijke ‘probleem waar niemand over praat’. Met een krachtig platform zoals Shopware, in combinatie met slimme tools zoals Planet OMS, kun je deze uitdagingen niet alleen overwinnen, maar ze ook volledig automatiseren. Dat betekent: afscheid nemen van tijdrovend handmatig voorraadbeheer – en tegelijkertijd nieuwe mogelijkheden benutten om uit te breiden naar nieuwe markten, extra verkoopkanalen te lanceren en meerdere magazijnen moeiteloos te beheren.
Ontdek zelf hoe krachtig Shopware’s voorraadbeheer is in onze productdemo.
¹ https://www.businesswire.com/news/home/20221017005081/en/Worldwide-Retail-Self-Checkout-Systems-Market-Report-2022 ² https://procurementtactics.com/e-commerce-statistics/ ³ https://risnews.com/why-inventory-accuracy-must-be-foundation-retail-success ⁴ https://www.businesswire.com/news/home/20220512005224/en/Worldwide-Inventory-Management-Software-Industry-to-2027 ⁵ https://de.statista.com/infografik/12181/retouren-im-e-commerce/
